Antes de descubrir los 10 beneficios de la gestión por procesos, quiero explicarte qué es.
Un proceso es la manera que tienes de hacer un actividad o tarea. Trabajas en el dpto. comercial y tu actividad es recoger pedidos de los clientes para su expedición. Bien, todo lo que haces desde que un pedido llega hasta que sale, es tu trabajo, y eso es un proceso. En esa actividad pueden intervenir otras personas o dptos además de tu mism@.
La gestión por procesos es analizar qué actividades se realizan en tu compañía y definir cuáles son sus procesos, es decir cómo se trabaja. Muchos de esos procesos están íntimamente relacionados ya que las acciones de unos las necesitan los otros para poder hacer su trabajo.
Y es por eso que es un sistema, porque los procesos se relacionan en red, unos con otros. El sistema de procesos permite que se vea claramente cómo se trabaja en tu organización, qué es lo que hacéis, cómo y quién.
Veamos ahora los 10 BENEFICIOS DE LA GESTIÓN POR PROCESOS para aumentar tu productividad.
Crear un sistema de gestión por procesos es un trabajo GLOBAL, de toda la compañía. Es por eso que debe de formar parte de tu estrategia. Debe de impulsarse por la dirección y debe ser liderado de forma que todos los miembros de la compañía se sientan cómodos trabajando así.
El trabajo es un proceso, y cualquier proceso necesita ser controlado. Para que el trabajo sea productivo, por lo tanto, se requiere incorporar los controles apropiados en el proceso de trabajo.
PETER DRUCKER
DEJAMOS DE APAGAR FUEGOS. Genera tiempo para el responsable, directiv@ o gerente. El mayor de los obstáculos al crecimiento de una compañía es no tener tiempo para pensar en él de forma estratégica.
TODOS ESTÁN TRANQUILOS. Se transmite seguridad, todos saben lo que tiene que hacer y cómo hacerlo. Al implantar procesos se analizan y se generan procedimientos de trabajo que evitan los malos entendidos.
MEJORAMOS SIN ESFUERZO. Los procesos definen el trabajo diario y llevan asociados indicadores de su eficiencia. Por ello, permiten ver cómo van y descubrir ineficiencias. Una vez que lo sabes, ¡todo es mejora!
TENEMOS TIEMPO PARA OTRAS TAREAS DE VALOR. Mejora la gestión del tiempo. Estudiar qué y cómo lo haces requiere un esfuerzo al principio. Al hacerlo tomas conciencia de que quizás haya algo que debas cambiar porque se repite, porque es innecesario, porque quedó obsoleto.
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QUEREMOS CAMBIAR, PERO NO SABEMOS CÓMO EMPEZAR. Incentiva la transformación cultural. La estructuración que se da lugar con un sistema de gestión te ayudará a crear una nueva forma de hacer las cosas, más acorde con tu estrategia, con la nueva normalidad, con las nuevas necesidades, es un agente de CAMBIO.
La gente en cualquier organización está siempre apegada a lo obsoleto, a las cosas que deberían haber funcionado pero que no lo hacen, a las cosas que una vez fueron productivas y ya no lo son
PETER DRUCKER
TODOS SENTIMOS ESTAR UNIDOS. Ayuda a la creación de equipos. un sistema de gestión puede hacer de catalizador entre dptos, entre personas de las diferentes partes de tu compañía, dando lugar a equipos más cohesionados
ESTANDARIZAR AYUDA A SIMPLIFICAR. todo puede transformarse en proceso, desde la formación, hasta la innovación, pasando por el rediseño de la estrategia o la selección de proveedores. No queda nada fuera del sistema, si quieres.
ELIMINA DOLORES DE CABEZA. Las excepciones, las urgencias, los imprevistos, todos los dolores de cabeza pueden tener su lugar en un sistema para poder ser anticipados, resueltos o al menos minimizados.
TODOS SABEMOS QUIEN HACE QUÉ Y CÓMO. CUIDA DEL FLUJO DE LA COMUNICACIÓN. Los olvidos, los “no sé quién se encarga de esto”, los “no sé cómo hacerlo”, pueden ir resolviéndose poco a poco, ya que un sistema contempla los riesgos que tienen las actividades.
NOS SENTIMOS ORGULLOSOS DE NUESTROS RESULTADOS. Genera calidad total. No solo vas a vender un buen producto o servicio, sino que el trabajo es de calidad, las personas se sentirán orgullosas de ello y serás un partner de confianza y valor, tanto para tus clientes y tus proveedores como tu personal.
Estos son los 10 BENEFICIOS DE LA GESTIÓN POR PROCESOS para aumentar tu rendimiento.
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Gestión por procesos: es compartida, genera pertenencia, aportan valor para todos, minimizan riesgos y descubren oportunidades.
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PETER DRUCKER
